Система Freshoffice обладает всем необходимым функционалом для организации работы отдела продаж. При этом она выгодно отличается от конкурентов встроенным функционалом склада, документооборота и финансов. Это позволяют полноценно организовать работу всех подразделений компании в одной системе без дополнительных интеграций и доработок.

Бесплатный тариф позволяет начать работать в облачной версии CRM-системы без вложений. А для тех кто хочет получить весь функционал разработчик предоставляет 2 варианта использования - в облаке с абонентской платой за каждого пользователя, или локально на своем сервере с приобретением лицензий навсегда. При этом, используя коробочную версию системы, вы также можете работать через web-интерфейс удаленно и с любого устройства.

Рассмотрим основные возможности CRM-системы Freshoffice:

Freshoffice объединяет все популярные каналы коммуникации с потенциальными и существующими клиентами. Заявки из всех источников пополняют CRM-систему новыми лидами.

Интеграция с сайтом

Freshoffice позволяет подключить формы на сайте для сбора заявок. Для подключения необходимо сгенерировать код формы в системе и разместить его на сайте. После интеграции все обращения через форму будут загружаться в систему автоматически.

Так же можно подключить кнопку заказа обратного звонка.

Интеграция с телефонией

Функционал Freshoffice позволяет организовать современную офисную телефонию. К системе можно подключить любую стороннюю ip-телефонию, или использовать встроенную АТС от Freshoffice. При этом все звонки будут осуществляться через систему. Входящие звонки от новых клиентов будут автоматически создавать новый Лид в системе, а звонки от существующих клиентов будут распределятся на ответственных менеджеров.

Встроенная АТС от Freshoffice обладает всем необходимым функционалом для организации телефонии современной компании - схемы маршрутизации и распределения вызовов, IVR-меню, неограниченное количество внутренних линий и добавочных номеров. Все звонки записываются и хранятся в карточке клиента без ограничения объема и числа.

Интеграция с почтой

Еще одним преимуществом Freshoffice является полноценная интеграция с почтой:

При этом к Битрикс24 можно подключить и сторонний почтовый ящик – в таком случае останется лишь следить за счетчиком новых писем и периодически читать входящие сообщения в новом окне.

Функция Email-трекер фиксирует всю переписку в CRM, и даже если впоследствии сотрудник уволится, то вся информация об общении с клиентом останется в системе.

Открытые линии

Данный раздел портала предназначен для организации поддержки клиентов через такие цифровые каналы, как Facebook, Вконтакте, Telegram, Instagram.

Основное назначение Открытых линий заключается в сборе сообщений из разных каналов на портале Битрикс24, распределении их по правилам очереди между сотрудниками и незаметном сохранении в CRM. Иными словами, все обращения клиентов, получаемые через различные каналы, обрабатываются в едином окне.

При этом Открытые линии работают сразу с двенадцатью коммуникативными каналами. И даже если сегодня клиент обратится через онлайн-чат, а завтра напишет в социальной сети – встроенный чат-трекер автоматически распознает клиента, объединит диалоги с ним в единое целое и сохранит в CRM.

Битрикс24 помогает провести клиента по этапам продажи от первого обращения до успешного завершения сделки. После того как клиент обратится в компанию система уведомит менеджера, сама поставит задачи для каждого этапа, проконтролирует сроки, поможет зафиксировать нужные данные и создать документы.

База контактов

В облачной CRM-системе отображается два списка клиентов: контакты и компании. В первом случае хранятся сведения о человеке, во втором – о юридическом лице. При этом контакт может быть частью компании, а компания, в свою очередь, - иметь несколько контактов. В системе можно создать неограниченное количество дополнительных полей и справочников для того что бы указать всю нужную информацию о клиенте.

Наличие адаптивного фильтра позволяет избежать бесконечного перебирания базы контактов – все необходимые сделки, контакты и номера телефонов можно найти буквально в два клика с помощью быстрых фильтров.

Если в списке есть дубликаты, то проверить имеющуюся базу и объединить одинаковые контакты не составит труда. Вариантов работы с дублями система предусматривает четыре: обновить, пропустить, дополнить и создать новый. В дальнейшем Битрикс24 предотвратит появление дубликатов и выявит дубли в момент создания или импорта нового лида/контакта/ компании.

Бизнес-процессы

С помощью роботов и триггеров системы можно автоматизировать стандартные действия сотрудников и тем самым снизить нагрузку.

Использование роботов позволяет создавать сценарии, по которым система будет вести сделку:

• ставить задачи;
• запускать рекламу;
• планировать встречи;
• выставлять счета.

При этом на каждом этапе сделки менеджер будет получать подсказки о том, что нужно сделать, поэтому каждая сделка в любом случае будет доведена до конца.

Следует отметить, что роботы способны автоматически запускать таргетированную рекламу на контакты из CRM-системы – это предоставляет уникальную возможность увеличивать конверсию в продажах.

В то же время триггеры автоматически реагируют на определенные действия клиента (посещение сайта, звонок, комментарий в соцсети и тому подобное) и запускают робота, которые поможет превратить Лид в сделку.

Права и роли в CRM

Функционал системы позволяет очень гибко распределять между сотрудниками компании доступ к CRM – при этом каждому пользователю на портале присваивается соответствующая роль: Директор, Начальник или Менеджер.

Так, самые обширные права будут у Директора, у Начальника – чуть меньше, а Менеджеру обычно позволяется лишь самое необходимое.

Интеграция Битрикс24 с другими сервисами позволяет работать в режиме одного окна и сделать работу компании более эффективной. К системе можно подключить множество полезных сервисов из магазина приложений или сделать свою уникальную интеграцию с помощью API.

Самой распространённой интеграцией является интеграция с системой 1С. Она позволяет отобразить в CRM-системе актуальный каталог товаров из 1С, автоматически передавать счета из Битрикс24 в 1С, а также уведомить менеджеров о прохождении оплаты по счетам.

Дополнительным источником информации о клиентах является 1С-трекер – данный сервис автоматически связывает офлайн-продажи с онлайн-CRM в режиме реального времени (выгрузка истории продаж, документов и клиентов, идентификация клиента и поиск дубликатов по имеющимся данным). При этом подключить к Битрикс24 можно неограниченное количество 1С.

Счета и предложения

С помощью данной системы можно существенно сократить время, затрачиваемое на формирование и отправку клиентам счета или коммерческого предложения. В данном направлении функционал CRM позволяет:

• формировать любой документ по шаблону и отправлять клиенту по электронной почте, не выходя из Битрикс24;
• создавать новые документы из текущих (из Лида в Предложения, из Предложения в Сделку и так далее);
• выставлять счета клиентам непосредственно из CRM.

При этом в коммерческие предложения и сделки добавлять нужные товары можно прямо из каталога, тем самым рассчитывая сумму сделки в автоматическом режиме.

Документы

Большое значение на общую эффективность компании оказывает организация работы с документами. Именно поэтому в Битрикс24 предусмотрена возможность совместного доступа сотрудников к просмотру и редактированию документации.

Основными преимуществами системы в данной области являются:

• отсутствие необходимости приобретать пакеты офисных программ (за счет интеграции портала с онлайн-сервисами Microsoft Office Online и Google Docs работать с документами можно прямо в системе);
• возможность коллективной работы с одним и тем же документом в режиме реального времени;
• сохранение истории изменений (возможность восстановления предыдущей версии документа в любой удобный момент).

Кроме того, все загруженные на портал документы сразу же индексируются, что значительно упрощает процедуру поиска необходимой информации.

Диск

Облачное хранилище «Битрикс24.Диск» — это защищенное пространство, предназначенное для хранения файлов компании. Работать с размещенными в облаке документами можно как индивидуально, так и коллективно, при желании подключая к работе коллег, партнеров или клиентов.

Следует отметить, что все файлы надежно защищены не только от несанкционированного доступна, но и от непреднамеренного удаления, а доступ к ним возможен с любого устройства, имеющего выход в Интернет.

Регулярная выгрузка и анализ отчетов позволяют оценивать эффективность работы менеджеров, прогнозировать доход, выявлять критичные точки и своевременно корректировать работу.

Благодаря данной функции руководитель может наблюдать полную картину, а менеджер – отчет по данным клиентов.

Выгружать отчеты можно в любом разрезе: по лидам, сделкам, компаниям, контактам, предложениям и счетам. При выгрузке сводного отчета выгружаются все важные отчеты по каждому разделу CRM и систематизируются, создавая единое целое.

Главным отчетом в CRM-системе Битрикс24 является воронка продаж – ее построение основано на данных о том, сколько сделок уже совершено, а какой процент остался в работе.